Aby utrzymać się na rynku konieczne jest dostarczanie produktów lub usług o najwyższych standardach i w atrakcyjnych cenach. Ten pierwszy czynnik opisuje dokładnie księga jakości ISO. To według zapisanych w niej wytycznych należy tworzyć kolejne projekty.
Księga jakości ISO – jak ją napisać?
Aby księga jakości stworzona przez firmę miała racę buty i oddawała realny stan rzeczy, konieczne jest postępowanie według kliku ścisłych zasad. Zespół projektowy odpowiedzialny za napisanie powyższego dokumentu musi wykonać takie czynności jak:
- analiza polityki jakości,
- skomponowanie celów systemu jakości,
- odnalezienie i uporządkowanie list procedur,
- określenie formatu, struktury oraz wyglądu dokumentu,
- wybranie elementów systemu, które muszą być opisane w systemie jakości,
- zebranie dokumentów opisujących system jakości,
- identyfikacja działań związanych z jakością, dzięki przeprowadzeniu wywiadu z pracownikami firmy.
Księga jakości ISO ma służyć jako kompendium wiedzy dla pracowników. Dlatego bardzo ważne jest aby była napisana w sposób przystępny i zrozumiały. Zalecane jest zachowanie popularnej struktury co do kolejności poszczególnych elementów jej treści, aby osoby, które miały wcześniej styczność z tym rodzajem dokumentu, wiedziały jak się w nim odnaleźć, ale również były w stanie znaleźć ewentualne błędy. Przy pisaniu księgi jakości warto pamiętać o takich częściach jak m.in. tytuł, spis treści, cele, procedury i definicje. Ważne są także jasno określone terminy, ponieważ częścią jakościowej usługi jest również dostarczanie produktu lub projektu na czas.
Certyfikacja Systemu Jakości – jak ją zdobyć?
Aby uzyskać certyfikat, stworzona księga jakości musi przejść przez kilka grup weryfikacyjnych. Na początku warto skonsultować jej zawartość z osobą doświadczoną w pisaniu tego typu dokumentacji. Nakreśli ona przede wszystkim, na które elementy będą zwracać największą uwagę poszczególni recenzenci. Następnie o opinię należy zapytać użytkowników księgi (pracowników firmy) oraz kierownictwo. Tak naprawdę to tych dwóch grup zawartość księgi ma największe znaczenie. Dzięki temu dokumentowi szczebel kierowniczy może w jasny sposób określić, jaka jest idea firmy, do czego dążą, jak chcą być postrzegani i co stanowi dla nich „standard”.
Natomiast pracownicy mogą w każdym momencie zweryfikować czy procesy, jakich się podejmują lub idee, którymi się kierują, są zgodne z zasadami jakości firmy. To pomaga usprawniać wykonywanie obowiązków i zmniejsza szanse na niewłaściwe ich egzekwowanie.
Na samym końcu certyfikacji audytor sprawdza, czy księga i zawarte w niej wytyczne są zgodne z ogólnymi założeniami narzuconymi przez ISO. Jeżeli wszystko jest w porządku, firma otrzyma Certyfikat Systemu Jakości.